Message SVI (Serveur Vocal interactif) : orientez vos clients

Le Serveur Vocal Interactif :
un choix stratégique pour votre entreprise

Premier contact téléphonique, le Serveur Vocal Interactif occupe une place centrale dans votre accueil téléphonique. Un message de SVI soigneusement élaboré démontre votre engagement à fournir un service client de qualité, à réduire les temps d'attente et à simplifier l'accès aux informations importantes.

C'est ici que Phone Design entre en scène. De la rédaction de scripts à l'enregistrement par des comédiens professionnels, en passant par le choix de musiques d'attente, nous vous accompagnons pour créer une messagerie SVI qui valorise votre marque et fluidifie la communication avec vos clients.

Qu'est-ce qu'un Serveur Vocal Interactif (SVI) ?

Un Serveur Vocal Interactif, ou SVI, est un système automatisé conçu pour gérer les appels téléphoniques entrants. Ce standard vocal offre un premier contact personnalisé aux appelants, pour les orienter efficacement vers le service adéquat. Il se caractérise par l'utilisation de messages vocaux pré-enregistrés qui permettent aux appelants de sélectionner des options par la voix ou le clavier pour être dirigés vers le bon service ou l'information souhaitée.

Le SVI joue un rôle clé dans l'amélioration de l'expérience client et de l'accueil téléphonique, grâce à sa capacité à réduire le temps d'attente et à acheminer les appelants de manière précise. Il est adapté à une vaste gamme d'entreprises, centre d'appels et d'administrations qui gèrent un volume conséquent d'appels.

Il propose différents types d'annonces, tels que des messages de bienvenue, d'orientation, d'attente, de répondeur et des messages spécifiques adaptés aux services de chaque entreprise.

N'oublions pas non plus que le SVI contribue significativement à l'amélioration de l'accueil téléphonique, en travaillant en synergie avec d'autres messages tels que les messages d'attente et les répondeurs.

Exemples de messages SVI

Le texte d'un SVI répond à plusieurs usages. Voici quelques exemples de messages de serveurs vocaux professionnels :

Proposez le choix de la langue

Choisissez la reconnaissance vocale

Exposez vos services

Faites le choix du classique

Optez pour un message court

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Discutons-en !

Comment fonctionne un SVI ?

À l'arrivée d'un appel, le SVI déclenche automatiquement un message d'accueil. Ce message, personnalisé pour refléter l'image de l'entreprise, sert de point de départ à l'interaction avec l'appelant. Le système pose ensuite des questions guidées, telles que «pour le service commercial, tapez 1», «pour le service client, tapez 2» pour orienter l'appelant. Ces instructions sont données via des menus vocaux automatisés.

Le SVI utilise des technologies avancées comme la reconnaissance vocale ou le DTMF (Dual Tone Multi-Frequency). Ces technologies permettent aux appelants de naviguer dans l'arborescence du menu du SVI en utilisant leur voix ou le clavier de leur téléphone.

Ce système a la capacité de traiter plusieurs appels de manière indépendante et simultanée. Il oriente les appels vers le bon service en fonction des réponses de l'interlocuteur, pour diriger ces derniers vers les services ou collaborateurs appropriés ou vers des annonces vocales informatives.

Le SVI offre également des options de réponses automatisées pour les requêtes simples. Cela libère les téléconseillers qui peuvent se concentrer sur des demandes plus complexes. De plus, le SVI peut être configuré pour prioriser certains types d'appels, comme ceux de clients à risque ou importants, afin d'assurer un service client adapté et réactif.

Quelles sont les caractéristiques d'un bon message SVI ?

Un serveur vocal interactif efficace repose sur des messages bien conçus, qui non seulement véhiculent l'identité de l'entreprise mais optimisent également la satisfaction client. Voici nos conseils pour une bonne messagerie interactive :

Soyez concis et clair : Les messages sont concis, d'environ 20 secondes, pour garder une communication efficace et directe.
Limitez les options : Proposez jusqu'à 9 choix maximum dans votre arborescence pour une navigation facile.
Gérez efficacement les menus : Présentez des options claires et simples pour éviter la confusion.
Adaptez le contenu : Incluez des informations essentielles comme la raison sociale et des orientations vers des services spécifiques ou des langues.
Adoptez un ton naturel et professionnel : Votre SVI doit refléter l'identité et les valeurs de votre entreprise.
Maintenez une cohérence vocale : Utilisez une seule voix à travers tous vos messages pour garantir une expérience utilisateur uniforme.
Rendez les messages nformatifs : Profitez de ce temps pour fournir des informations utiles et des alternatives durant l'attente.
Mettez à jour régulièrement : Évaluez et mettez à jour votre SVI en fonction des retours des utilisateurs et des changements dans l'entreprise.
Rendez la lecture paramétrable : Intégrez une option pour permettre aux utilisateurs de réécouter le menu.

Quels sont les avantages d'un serveur vocal interactif ?

Les serveurs vocaux interactifs sont une technologie majeure dans la gestion des communications client. Ils offrent une interface d'interaction puissante et transforment également la manière dont les entreprises gèrent leurs appels entrants. En voici les principaux avantages :

Amélioration de la relation client : Renforce l'image de marque et la perception de modernité.
Réduction des coûts : Automatisation des appels pour une gestion plus économique. Les agents d'accueil voient leur travail allégé.
Réduction des temps d'attente : Minimisation des appels inappropriés pour éliminer la perte de temps pour les collaborateurs face à des demandes hors de leur champ d'action.
Résolution rapide des requêtes : Accélération du traitement des demandes clients.
Disponibilité étendue : Service accessible 24h/24 et 7j/7, avec options de messagerie et de rappel.
Gestion du support client : Efficace même pendant les pics d'activité.
Personnalisation de l'expérience : Options linguistiques et redirection vers le bon interlocuteur.
Autonomie des clients : Les clients trouvent eux-mêmes les informations nécessaires.